Văn phòng công chứng Nghệ An đăng thông tin liên hệ về văn phòng trên mạng Internet. Ảnh: Văn Thanh

Toàn bộ số tiền vi phạm đã bị thu hồi, đồng thời cơ quan thanh tra yêu cầu đơn vị nghiêm túc chấn chỉnh, khắc phục trong thời gian tới.

Thanh tra chỉ ra sai phạm trong thu phí, chứng thực và quản lý sổ sách

Theo kết luận thanh tra của Thanh tra tỉnh Nghệ An, trong thời kỳ thanh tra năm 2023-2024, Văn phòng công chứng Quỳ Hợp cơ bản được tổ chức, hoạt động đúng quy định pháp luật; thực hiện đầy đủ việc niêm yết thủ tục, phí, thù lao công chứng; mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên; lưu trữ hồ sơ tương đối đảm bảo. Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực, đoàn thanh tra đã phát hiện nhiều tồn tại, vi phạm đáng chú ý.

Nổi bật là việc thu phí công chứng và chứng thực chưa tuân thủ đúng quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính. Cụ thể, Văn phòng công chứng Quỳ Hợp đã thu phí công chứng vượt quy định đối với 177 hồ sơ, với tổng số tiền hơn 6 triệu đồng. Đáng chú ý hơn, có tới 354 hồ sơ thu phí thấp hơn quy định, với tổng số tiền chênh lệch lên tới hơn 152 triệu đồng.

Bên cạnh đó, trong hoạt động chứng thực bản sao, một số trường hợp như học bạ, sơ yếu lý lịch, hợp đồng… không thu phí tương ứng với số trang theo quy định, mà chỉ thu 2.000 đồng/bản, dẫn đến việc thực hiện không thống nhất, không đầy đủ nghĩa vụ tài chính.

Thanh tra tỉnh Nghệ An cũng chỉ rõ những bất cập trong việc mở, ghi chép và khóa sổ công chứng, chứng thực. Cụ thể, sổ chứng thực bản sao từ bản chính và sổ chứng thực chữ ký tuy đã được khóa sổ theo năm nhưng số liệu thống kê thiếu chính xác. Đối với sổ công chứng hợp đồng, giao dịch, cột thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng ghi chung chung, chưa đầy đủ theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp, gây khó khăn cho công tác theo dõi, quản lý và kiểm tra sau này.

Sai sót về tài chính, kế toán và nghĩa vụ thuế

Không chỉ dừng lại ở lĩnh vực nghiệp vụ công chứng, Thanh tra tỉnh Nghệ An còn phát hiện những vi phạm trong công tác tài chính – kế toán và thực hiện nghĩa vụ thuế tại Văn phòng công chứng Quỳ Hợp.

Kết luận thanh tra nêu rõ, số liệu giữa sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của đơn vị chưa thống nhất, việc xác định kết quả kinh doanh chưa chính xác. Đặc biệt, năm 2023, Văn phòng công chứng Quỳ Hợp đã kê khai thiếu thuế thu nhập doanh nghiệp với số tiền hơn 9,1 triệu đồng.

Ngoài ra, do việc thu phí công chứng thấp hơn quy định ở nhiều hồ sơ, phát sinh thêm nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp tương ứng. Tổng cộng, số tiền thuế phải truy thu được Thanh tra tỉnh xác định là hơn 24,3 triệu đồng.

Thanh tra tỉnh Nghệ An khẳng định, các tồn tại, vi phạm nêu trên thuộc trách nhiệm của Trưởng Văn phòng công chứng, kế toán và các cá nhân liên quan. Nguyên nhân chủ yếu được xác định là do việc thu phí, thù lao công chứng chưa tách bạch rõ ràng; công tác ghi chép, quản lý sổ sách còn thiếu cẩn trọng; kế toán chưa nắm vững đầy đủ các quy định về nghiệp vụ và chuẩn mực kế toán, dẫn đến hạch toán doanh thu chưa đầy đủ.

Trên cơ sở đó, Thanh tra tỉnh Nghệ An đã ban hành quyết định thu hồi toàn bộ số tiền vi phạm. Kiến nghị Văn phòng công chứng Quỳ Hợp nghiêm túc rút kinh nghiệm, chấn chỉnh toàn diện hoạt động, thực hiện thu đúng, thu đủ các loại phí, thù lao; quản lý sổ sách, tài chính, kế toán đúng quy định pháp luật. Thanh tra tỉnh Nghệ An cũng đề nghị Sở Tư pháp Nghệ An tăng cường hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra chuyên ngành để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và xử lý các vi phạm trong hoạt động công chứng trên địa bàn.