Căn cứ vào các công văn chỉ đạo của Bộ Công an, cùng đề nghị của Công an tỉnh Đồng Nai, UBND tỉnh đã yêu cầu các cơ quan, tổ chức, đơn vị liên quan triển khai thực hiện nghiêm túc việc đăng ký mẫu con dấu mới, đồng thời thu hồi và bàn giao con dấu cũ cho cơ quan có thẩm quyền. Việc thực hiện phải đảm bảo đúng quy trình, tránh tình trạng chậm trễ hoặc sai lệch, gây ảnh hưởng đến hoạt động của các cơ quan Nhà nước.

Theo đó, các cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi có quy định cụ thể trong văn bản pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền, đồng thời phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng. Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy, dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi phải đúng theo quy định hiện hành. Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được sử dụng một con dấu chính thức, trường hợp sử dụng thêm phải có lý do chính đáng và được phép theo quy định.

Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới bao gồm quyết định thành lập, giấy phép hoạt động (nếu có), điều lệ tổ chức và giấy giới thiệu hoặc ủy quyền của người đại diện làm thủ tục. Đối với trường hợp đăng ký lại con dấu, đơn vị phải cung cấp các văn bản thay đổi tên, tổ chức; văn bản đề nghị đăng ký lại; giấy chứng nhận mẫu con dấu cũ; trong trường hợp mất giấy chứng nhận thì phải có xác nhận từ công an địa phương.

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý việc đăng ký, thu hồi con dấu là Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội (PC06) - Công an tỉnh Đồng Nai. Việc nộp hồ sơ sẽ được thực hiện thông qua tài khoản định danh điện tử của cơ quan, tổ chức bắt đầu từ ngày 1/7/2025. Các đơn vị chưa có tài khoản định danh cần khẩn trương hoàn thành đăng ký trước thời hạn trên.

Đối với các con dấu không còn sử dụng, cơ quan, tổ chức phải có trách nhiệm giao nộp lại cùng giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu để được thu hồi, hủy và cấp giấy xác nhận thu hồi. Riêng con dấu của các tổ chức Đảng sau khi hợp nhất hoặc chấm dứt hoạt động, ngoài việc giao nộp cho công an tỉnh, còn được lưu trữ tại cơ quan lưu trữ lịch sử phục vụ nghiên cứu.

UBND tỉnh Đồng Nai lưu ý, việc thực hiện đăng ký mẫu con dấu mới và giao nộp con dấu cũ phải tiến hành ngay sau khi quyết định sáp nhập có hiệu lực. Những đơn vị không có thay đổi liên quan đến con dấu thì không cần đăng ký lại. Ngoài ra, để tránh gián đoạn công việc, các cơ quan cần rà soát kỹ và đóng dấu hoàn tất hồ sơ trước khi nộp lại con dấu cũ.

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương trên toàn tỉnh được yêu cầu nghiêm túc chỉ đạo triển khai thực hiện đúng quy định, đồng thời kịp thời phản ánh các vướng mắc về Công an tỉnh để được hướng dẫn giải quyết. Đây là một nhiệm vụ mang tính pháp lý quan trọng trong giai đoạn tinh gọn bộ máy, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước và cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.