Thực hiện Nghị quyết số 190/2025/NQ15 ngày 19/02/2025 của Quốc hội quy định về xử lý một số vấn đề liên quan đến sắp sếp tổ chức bộ máy Nhà nước, để hệ thống các cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động được thông suốt, hiệu lực, hiệu quả, không làm gián đoạn việc quản lý, theo dõi, tiếp nhận, giải quyết TTHC cho người dân, doanh nghiệp khi sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 2 cấp, Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa yêu cầu.

Văn phòng UBND tỉnh nghiên cứu tham mưu sửa đổi Quyết định số 28/2018/QĐ-UBND ngày 07/9/2018 của UBND tỉnh về quy chế tổ chức và hoạt động của cán bộ, công chức làm đầu mối thực hiện nhiệm vụ kiểm soát TTHC trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá; Quyết định số 05/2020/QĐ-UBND ngày 13/01/2020 của UBND tỉnh ban hành Quy chế hoạt động của phần mềm tiếp nhận, xử lý và trả lời phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân tỉnh Thanh Hóa; Quyết định số 15/2022/QĐ-UBND ngày 05/5/2022 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế hoạt động của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Thanh Hóa (đã được sửa đổi tại Quyết định số 17/2024/QĐ-UBND ngày 10/6/2024)1 , để phù hợp với chính quyền địa phương 2 cấp.

Điều chỉnh các cơ quan thực hiện TTHC trên cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính theo các quyết định phân cấp/uỷ quyền của cơ quan có thẩm quyền/các quyết định công bố danh mục TTHC (điều chỉnh thẩm quyền từ UBND cấp huyện về UBND cấp xã hoặc các cơ quan đơn vị khác).

Cập nhật điều chỉnh tài khoản danh sách cán bộ đầu mối, cơ quan, đơn vị trên Hệ thống phản hồi Thanh Hóa, Hệ thống báo cáo Chính phủ, Hệ thống báo cáo tỉnh Thanh Hóa,...

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ sửa đổi mã định danh các cơ quan cấp xã mới trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh bảo đảm việc lưu trữ dữ liệu cũ và dữ liệu mới được hình thành. Nâng cấp Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh để phù hợp với chính quyền địa phương 2 cấp; phù hợp với việc chuyển giao hồ sơ đang xử lý của các đơn vị; thực hiện việc phi địa giới hành chính; thực hiện theo lộ trình chuyển Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh thành hệ thống nội bộ,...

Tập huấn sử dụng phần mềm Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh cho 166 xã, phường mới, bảo đảm từ ngày 01/7/2025 mọi giao dịch TTHC được thực hiện thông suốt, hiệu quả. Thực hiện giải đáp kịp thời mọi vướng mắc liên quan đến việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh.

Các sở, ban, ngành, đơn vị cấp tỉnh bố trí cán bộ đầu mối thường trực hướng dẫn, giải đáp mọi khó khăn, vướng mắc cho các xã, phường mới khi tiếp cận các TTHC chuyên ngành. Kịp thời tham mưu trình công bố danh mục TTHC, đồng thời xây dựng, phê duyệt quy trình nội bộ gửi Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh trước ngày 20/6/2025 để xây dựng quy trình điện tử đảm bảo các cơ quan, đơn vị, địa phương tổ chức tiếp nhận, giải quyết hồ sơ TTHC cho người dân, doanh nghiệp kể từ ngày 01/7/2025.

Thực hiện tổ chức tiếp nhận các nhiệm vụ, giải quyết TTHC được chuyển giao từ cấp huyện lên cấp tỉnh theo phân cấp/phân quyền. Thông báo kịp thời các TTHC chuyển giao thẩm quyền từ cấp huyện về cấp xã hoặc cấp tỉnh, cấp trung ương để các cơ quan, đơn vị, địa phương biết, thực hiện và giao dịch, kể từ ngày 01/7/2025.

UBND các huyện, thị xã, thành phố chuẩn bị đầy đủ các điều kiện để thực hiện bàn giao về thẩm quyền, hồ sơ, tài liệu cho cơ quan đơn vị mới. Nếu hồ sơ đang giải quyết thì bàn giao hồ sơ cho cơ quan, đơn vị mới tiếp quản theo phân cấp, thẩm quyền mới để tiếp tục xử lý. Nếu hồ sơ đã giải quyết xong và đang được lưu trữ tại UBND các huyện, thị xã, thành phố thì đóng gói, phân loại, số hoá,… bàn giao đầy đủ theo hướng dẫn của các sở chuyên ngành hoặc của Sở Nội vụ về công tác lưu trữ. Tuyệt đối không để mất mát, hư hỏng hồ sơ, tài liệu.

Theo đó, UBND các xã, phường mới, các cơ quan, tổ chức tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ mới không được yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp lại hồ sơ đã nộp, không thực hiện các bước trong TTHC đã thực hiện trước khi sắp xếp; các cơ quan, tổ chức sau khi sắp xếp tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn, công việc, thủ tục của các cơ quan được chuyển giao trước khi sắp xếp; trường hợp các công việc, thủ tục đang thực hiện hoặc đã hoàn thành trước khi sắp xếp tổ chức thì cơ quan tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mới có trách nhiệm phối hợp với cơ quan liên quan để giải quyết vấn đề phát sinh …