Theo quyết định, Tổ tiếp công dân do ông Phạm Thế Mẫn – Phó Chủ tịch Thường trực UBND phường làm Tổ trưởng. Các Tổ phó gồm đại diện Văn phòng HĐND-UBND, Công an phường, Phòng Kinh tế – Hạ tầng và Đô thị. Thành viên Tổ là đại diện nhiều phòng, ban chuyên môn và cán bộ chuyên trách. UBMTTQ Việt Nam phường, Văn phòng Đảng ủy và Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy phường cũng được mời tham gia.

Theo đó, Tổ tiếp công dân có trách nhiệm: Tham mưu, triển khai kịp thời kế hoạch của UBND thành phố và UBND phường về công tác tiếp công dân trong giai đoạn trước, trong và sau Đại hội, bầu cử; Phân công thành viên trực tiếp tiếp công dân tại Phòng Tiếp công dân của UBND phường (510 đường Hùng Vương, phường Hương Trà); Đôn đốc các đơn vị liên quan tham mưu giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân; phối hợp xử lý những vụ việc phát sinh, phức tạp; vận động công dân trở về địa phương khi có yêu cầu của cấp trên; Báo cáo Thường trực Đảng ủy, Chủ tịch UBND phường chỉ đạo xử lý những vụ việc đông người, phức tạp, đảm bảo an ninh, trật tự trong thời điểm diễn ra sự kiện.

Việc thành lập Tổ tiếp công dân thể hiện sự chủ động của chính quyền phường Hương Trà trong việc bảo đảm quyền lợi hợp pháp của nhân dân, đồng thời góp phần giữ vững ổn định tình hình tại cơ sở, tạo môi trường thuận lợi để Đại hội Đảng và bầu cử Quốc hội, HĐND các cấp thành công tốt đẹp. Đây cũng là hoạt động cụ thể hóa tinh thần thượng tôn pháp luật, đề cao trách nhiệm phục vụ nhân dân, tăng cường niềm tin của người dân đối với cấp ủy, chính quyền.